Makalah surat menyurat Bahasa Indonesia

BAB I

PENDAHULUAN

 1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari , kita selalu melihat seseorang menggunakan alat komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Seiring dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan , teknologi , dan informasi  dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia . Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang .

Apabila kita mengamati  secara detail , ada beberapa perbedaan yang membedakan antara orang-orang zaman dahulu dan zaman sekarang . Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita . Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh , kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telfon genggam , gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain . Coba kita liat di jaman dahulu , orang-orang hanya mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh ssdisana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu .

1.2 Rumusan Masalah

1.Apa pengertian surat

2.Perkembangan surat menyurat dan Jenis-jenis surat

3.Kesimpulan dan saran

1.3 Maksud dan Tujuan

 Surat adalah suatu alat  komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang ke seseorang yang di kehendakinya . Banyak terdapat kesalahan yang sering kita temui dalam hal penulisan surat tersebut . Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara  pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi , ambil suatu contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran  tersebut , kita tidak lagi mengalami kesulitan .

 Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang isinya berupa tulisan , informasi , pesan , pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat tersebut . Di samping sebagai sarana komunikasi , surat juga mempunyai fungsi lain , yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya . Oleh karena itu , ada yang berpendapat bahwa surat merupakan gambaran mentalitas pengirim . Surat juga terbagi 2 jenis yaitu surat resmi dan surat tidak resmi dan di makalah ini akan di bahas bagaimana seseorang membedakan suatu jenis surat .

 

BAB II

PEMBAHASAN TEORI

2.1  PENGERTIAN SURAT

Pengertian surat Menurut para ahli dan KBBI sebagai berikut:

S. HIDAJAT

Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain

PRAJUDI ATMOSUDIRDJO

Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi

                        

DIANA NABABAB

Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya

DJOKO PURWANTO

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua cetakan ketiga tahun 1994, kata surat mempunyai arti kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis. Pengertian surat seperti ini adalah pengertian surat secara umum. Sementara itu pengertian surat dalam lingkup administrasi ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta seara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.

Sehingga dapat disimpulkan pengertian Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya , yang berisi tulisan , pernyataan , suatu kabar , harapan , dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut .

2.2  FUNGSI SURAT

 Adapun fungsi surat yaitu sebagai alat komunikasi antar seseorang , sebagai wakil penulis , sebagai penghemat waktu dan biaya , sebagai curahan hati dari seseorang , sebagai sarana .

                                                                                                                         

2.3 PERKEMBANGAN SURAT MENYURAT DI DUNIA

Berikut adalah 4 Negara yang menjadi pelopor penggunaan surat yaitu :

1.Persia dan Mesir                

Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.^[2] Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.^[3]

2.China

Di sisi lain dunia, di China, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM.^[2] Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika China berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.^[2]

3.India

Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya.^[4] Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana.^[5] Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.^[6]

4.Romawi

Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus.^[7] Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan di Eropa.^[2]

2.4  Perkembangan surat di Indonesia

Tak dapat dipungkiri, kehadiran penjajah belanda adalah yang pertama kali merintis perkembangan surat dan pengriman melalui pos. Meski surat memang sudah dikenal sejak zaman Kerajaan Majapahit dan Tarumanegara, kehadiran belanda inilah yang membuat eksistensi Pos dengan sangat cepat. Pada masa ini, surat biasa dikirimkan secara langsung melalui utusan dari kerajaan.

Diawali tahun 1596, dengan kdatangan Cornelis de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten. Pada waktu itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi dan tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia.

Kadaan pos pada masa ini masih tergantung kepada kapal pengiriman kompeni yang berlayar dari pulau ke pulau di seluruh wilayah Indonesia. Hingga akhirnya pada tangal 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat yang dikirim khususnya bagi mereka yang di luar Pulau Jawa. (Wikipedia).

Sejak itulah, kemudian perkembangan pos di Indonesia berkembang dengan pesat. Baik dari tarif, keamanan, dan jangkauan surat ke daerah daerah yang terpencil. Kemudian surat biasa juga di gunakan oleh saudagar atau rakyat biasa yang memiliki kekayaan/tanah yang luas. Meraka ini adalah orang yang bukan dari keluarga kerajaan atau pemerintah. Bahkan selanjutnya, perkembangan itu sampai kepada pengiriman surat yang dilakukan oleh rakyat biasa.

Surat yang paling bersejarah di Indonesia adalah :Surat Perintah Sebelas Maret (SUPERSEMAR)

     2.5 JENIS-JENIS SURAT

Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi . Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa .

Secara umum surat di golongkan menjadi enam jenis , yaitu surat pribadi , surat resmi , dan surat niaga .

1.)        SURAT RESMI/DINAS

Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan , instansi , maupun organisasi .

Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui , adalah :

• Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi .
• Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .
• Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
• Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
• Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
• Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan .

2.)    SURAT PRIBADI

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan  antara sesama teman atau keluarga. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya .

Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta dari pasangan , surat undangan ulang tahun dan surat kepada sahabat.

 

3.SURAT  NIAGA

Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar . Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan perdagangan . Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi .

4) Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.^[24]:

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

Contoh surat lamaran pekerjaan :

5) Surat Elektronik

Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969.^[25] ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.^[26]

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.^[27]

Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.^[28]

2.6  BENTUK-BENTUK SURAT

Ini merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau kurangnya suatu surat adalah dari bentuk surat itu sendiri . Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat . Terdapat beberapa bentuk surat yang ada , yaitu bentuk lurus , bentuk setengah lurus , dan bentuk lekuk . Mari kita bahas satu persatu-satu ;

 1.)    BENTUK LURUS

Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri . Selain tempat dan tanggal serta salam penutup , nama perusahaan (kantor) , nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas . Saya beri contoh agar kita bisa tahu seperti apa bentuknya .

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK ”BCA”
Cabang Sukabumi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 10 Mei 2008, Bank ”BCA” Cabang Sukabumi akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.

Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Bank”BCA”

Drs. Suwarno
Pimpinan

2.)    BENTUK SETENGAH LURUS

 Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus namun  perbedaannya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi . Bentuknya akan terlihat pada contoh di bawah ini ;
Contoh surat setengah lurus :

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Cirebon

              Dengan hormat
              Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
             Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
Penerbit ”TRIWARSANA”

3.)    BENTUK LEKUK

 Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang lainnya . Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal , salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan , sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri , dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi . Kita masuk contoh sebagai berikut :
Contoh bentuk lekuk :

Surabaya, 9 Maret 2008
PT ”ANANAS”
Jalan Cantel 112
SRAGEN

             Dengan hormat,
             Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
             Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami
PT ”ANMEKA PUPUK”

 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

 Pada bagian ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah kita bahas di atas . Jadi surat juga masih penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti , fungsi , dll jelas surat masih dapat kita gunakan di jaman sekarang walaupun bisa di bilang , di jaman sekarang sudah bukan lagi jamannya surat-menyurat , kita bisa mempergunakan alat komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu banyak walaupun surat sudah bukan lagi barang yang penting di jaman sekarang , apa salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman dahulu agar tidak punah pada masa sekarang .

3.2 SARAN

Berdasarkan simpulan diatas,maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu arganisasi karena surat menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan,proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkun gan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link orgnaisasi.Dengan adanya surat menyurat yang bai dan rapi.maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yait bisa bertahan dan bisa tumbuh berkembang.

DAFTAR ISI

Suryanto , Alex , Haryanta , Agus . 2006 . Bahasa dan Sastra Indonesia . Tangerang:Erlangga

. www.wikipedia.com

. Bu Sri Juminah , Bu Maymunah , dan Bu Dian guru Bahasa Indonesia SMAN 1 Cirebon

. http://www.google.com/artikel-surat-menyurat

About these ads

semoga blog yang saya buat bermanfaat buat teman-teman semua ya.. :) Syalom